La burocrazia è diventata una delle principali cause di spreco di tempo per le aziende italiane. Processi lunghi che richiedono l'autorizzazione di più persone o reparti prima di essere finalizzati e riunioni che si protraggono senza risolvere i problemi sono solo alcuni degli ostacoli che sottraggono risorse preziose alla crescita delle nostre imprese.
Facendo una breve ricerca sul web, si può calcolare che in Italia la burocrazia sottrae alle piccole e medie imprese circa 300 ore all'anno (corrispondenti a 50 giorni lavorativi). Questo tempo viene tolto alla produzione e agli investimenti, con un carico che in alcuni casi può superare i 150 giorni lavorativi per le aziende di medie dimensioni.
Il coro unanime delle grandi imprese: semplificare i metodi di lavoro
Le principali aziende del Paese concordano sul fatto che occorra ridurre i passaggi, stabilire le priorità e semplificare i metodi di lavoro se si vogliono mantenere i risultati ed evitare il sovraccarico accumulato negli ultimi anni.
Molte realtà stanno individuando le procedure che apportano reale valore aggiunto, escludendo quelle che determinano solo una perdita di tempo. Hanno inoltre iniziato ad adeguare i compiti e i livelli di autonomia per renderli coerenti con le mutate esigenze organizzative, riducendo i tempi e snellendo i processi decisionali per garantire un flusso di lavoro più agevole.
In occasione di una delle scorse edizioni di FARETE, l'evento di networking e business organizzato da Confindustria Emilia, le aziende e le istituzioni finanziarie intervenute hanno condiviso i processi tecnico-economici di trasformazione, produzione e organizzazione interni, evidenziando i cambiamenti che prevedono di implementare nei prossimi anni per lavorare in modo più semplice ed efficace.
Stiamo andando verso una maggiore chiarezza e decisioni più rapide?
La necessità di rivedere e semplificare i modelli operativi si sta affermando come tema ricorrente tra le grandi aziende. Diverse imprese hanno già avviato processi di razionalizzazione delle responsabilità e di integrazione tecnologica centralizzata, in modo da eliminare i "colli di bottiglia", ridurre i passaggi autorizzativi intermedi e automatizzare i flussi.
"Dobbiamo ispirare la burocrazia, le istituzioni e la politica ai più alti livelli per produrre cambiamento", ha spiegato il vicepresidente del gruppo Barilla, Paolo Barilla, nel suo intervento all'Expo di Milano dedicato al tema "Nutrire il Pianeta, Energia per la Vita".
Anche nel settore energetico, per districarsi nell'iter burocratico attuale, emerge la necessità di una profonda revisione. In un'intervista rilasciata al Quotidiano Marche, Salvatore Bernabei, Amministratore Delegato (CEO) di Enel Green Power, ha dichiarato: "Per accelerare il processo di decarbonizzazione, realizzare nuovi impianti, e ridare potenza a quelli esistenti, includendo anche nuove tecnologie, è necessario semplificare gli iter burocratici".
In che modo l'Intelligenza Artificiale potrà snellire l'iter burocratico?
Da tempo l'intelligenza artificiale ha smesso di essere considerata come un argomento futuristico ed è stata integrata nei processi attuali. A breve sarà parte integrante dei cambiamenti che le aziende prevedono di implementare nei prossimi anni per lavorare in modo più efficiente e ridurre le attività interne che richiedono molto tempo.
L'intelligenza artificiale potrà snellire la burocrazia aziendale agendo su quattro fronti principali:
- Gestione documentale avanzata: Automatizza l'inserimento manuale dei dati e accelera i controlli di conformità, liberando le risorse umane dalle attività ripetitive per spostarle su mansioni a maggior valore aggiunto.
- Analisi dei contratti: Gli algoritmi sono in grado di analizzare, redigere e confrontare bozze contrattuali in pochi secondi, segnalando anomalie o scadenze imminenti senza bisogno di continue revisioni manuali.
- Elaborazione IDP (Intelligent Document Processing): Permette di estrarre dati da fatture, ricevute e moduli cartacei, archiviandoli in modo automatico e rendendo le informazioni reperibili con semplici ricerche testuali.
- Pratiche interne fluide: Note spese, richieste di ferie e acquisti seguono percorsi automatizzati in cui l'IA indirizza i documenti ai reparti corretti e invia promemoria in tempo reale, eliminando i punti di congestione.
A livello fiscale, inoltre, l'intelligenza artificiale monitorerà costantemente le normative in continua evoluzione, compilando e verificando la correttezza della documentazione richiesta per le pratiche di conformità aziendale.
Qual è la tua esperienza con la burocrazia aziendale? Se potessi eliminare o semplificare una sola procedura, quale sceglieresti? Raccontamelo qui sotto nei commenti.
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